Відцифрувати трудову книжку — це не примха, а офіційна процедура, яка дає змогу швидко отримувати дані про стаж, зберігати їх у надійній формі та користуватися перевагами сучасних сервісів. Основа — перенести записи з паперової трудової у державний електронний реєстр через офіційний портал. Процедура має чітку послідовність і свої тонкощі. Далі — тільки найактуальніші інструкції, лайфхаки та нюанси для співробітника й роботодавця.
Чому саме зараз — і навіщо це потрібно кожному працівнику
Відцифрування трудової книжки стало обов’язковим унаслідок переходу на електронний облік трудового стажу, що впроваджується Пенсійним фондом України. Це не лише “цифровізація заради моди”, а й реальна економія часу під час оформлення пенсії, зміни місця роботи тощо. До того ж, електронна трудова книжка убезпечує від втрати даних через пожежу, затоплення чи втрату паперової книжки.
Що насправді означає “відцифрувати трудову книжку”
Йдеться про те, щоб усі записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші важливі рішення, які містяться у паперовій трудовій книжці, були внесені до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (у скороченні — Реєстр). Це дає змогу використовувати дані у цифровому вигляді для оформлення документів, підтвердження стажу й інших юридичних дій.
Які трудові книжки можна відцифрувати і хто це робить
Відцифрувати можна будь-яку українську трудову книжку, в якій є записи про стаж, починаючи з першого робочого місця. Всі записи повинні бути зроблені згідно з вимогами законодавства — із печатками та підписами. Відцифрування здійснює або сам працівник через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду, або роботодавець через свій електронний кабінет.
- Працівник може самостійно подати скан-копії документів через електронний сервіс;
- Роботодавець має право організувати цей процес централізовано для всіх співробітників;
- Користуватися послугою можуть як особи, що працюють, так і пенсіонери;
- Наявність електронного підпису значно спрощує процедуру.
З чого почати — документи, які потрібні для відцифрування
Перед стартом процесу варто підготувати:
- Паперову трудову книжку з усіма записами;
- Паспорт (або ID-картку);
- Ідентифікаційний код (РНОКПП);
- Оригінали чи копії документів про зміну прізвища/імені (за потреби);
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) для реєстрації на порталі Пенсійного фонду;
- Смартфон або комп’ютер із доступом до Інтернету та сканером чи камерою для створення копій сторінок.
“Я думала, що це забере кілька тижнів, але вже за два дні після подачі сканів у мене в кабінеті Пенсійного фонду з’явилися всі записи зі стажу. І більше не хвилююся, що книжка може загубитися.” — Марина, бухгалтер, 43 роки
Покрокова інструкція: як відцифрувати трудову книжку
Уся процедура складається з кількох етапів. Потрібно дотримуватися послідовності, щоб не виникло затримок або непорозумінь із боку Пенсійного фонду.
Крок 1. Створення електронних копій трудової книжки
Найважливіше — якість сканів. Відскануйте або сфотографуйте всі сторінки трудової книжки, на яких є записи, включаючи титульну сторінку (з фото, ПІБ, датою народження, серією та номером документа).
- Формат файлів — PDF чи JPEG (рекомендовано);
- Якість — не нижче 300 dpi (для сканера);
- Всі дані мають бути чіткими та читабельними;
- Сторінки розташовуються у порядку, як у книжці;
- Не допускаються обрізані краї чи розмиті зображення.
Порада
Якщо немає сканера, скористайтеся сучасним смартфоном із камерою 8 Мп і вище. Сфотографуйте сторінки на рівній поверхні, при денному світлі, без тіней і відблисків. Перевірте, щоб усі печатки та підписи були чіткі.
Крок 2. Реєстрація на порталі Пенсійного фонду
Для подання документів потрібно мати власний кабінет на офіційному порталі Пенсійного фонду України. Реєстрація здійснюється через КЕП або BankID.
- Перейдіть на портал — portal.pfu.gov.ua;
- Оберіть спосіб входу — через КЕП або BankID (деякі банки надають таку послугу);
- Після входу — заповніть анкету та підтвердьте свої дані.
“Зареєструвався через Приват24 за 3 хвилини. КЕП теж підійде, але через BankID — найзручніше, якщо не маєш під рукою носія.” — Валентин, менеджер, 36 років
Крок 3. Завантаження сканів та заповнення заяви
У розділі “Електронна трудова книжка” особистого кабінету знайдіть опцію “Додати відомості” чи “Завантажити документи”. Далі — дійте за інструкцією:
- Обираєте розділ для подачі скан-копій трудової книжки;
- Завантажуєте файли в хронологічному порядку;
- Заповнюєте електронну заяву (форма створюється автоматично);
- Підписуєте все КЕП (або підтверджуєте дію через BankID).
Важливо
Не варто завантажувати зайві файли (наприклад, старі копії паспорта чи фото без підписів). Всі сторінки мають бути пов’язані саме з трудовою книжкою.
Крок 4. Перевірка поданих відомостей Пенсійним фондом
Після того як всі скан-копії завантажено і заява підписана, інформація автоматично потрапляє на розгляд співробітників Пенсійного фонду. Термін розгляду зазвичай становить від декількох днів до двох тижнів, залежно від завантаженості регіонального відділення та повноти поданих даних.
- Пенсійний фонд перевіряє відповідність записів, наявність всіх підписів та печаток;
- У разі виявлення неточностей надходить повідомлення до особистого кабінету з проханням надати додаткові копії або уточнення;
- Після успішної перевірки дані автоматично інтегруються до Реєстру, а в електронній трудовій книжці з’являються записи про стаж.
“Мені прийшов лист із проханням додати одну сторінку, яку я пропустила. Завантажила — і вже через два дні всі записи підтвердили. Сервіс працює, головне — уважність!” — Ганна, вчителька, 51 рік
Крок 5. Контроль і коригування даних у кабінеті
Після підтвердження скан-копій записи з трудової книжки відображаються у вашому кабінеті на порталі Пенсійного фонду. Важливо:
- Перевірити правильність усіх внесених даних — дати прийняття, переведення, звільнення, причини звільнення тощо;
- У разі помилки — подати заявку на коригування, вказавши конкретний запис та додавши скан-копію відповідної сторінки;
- Зберігати копії всіх поданих документів у себе на випадок повторної перевірки або технічних збоїв.
Що робити, якщо трудова книжка пошкоджена або загублена
Пошкоджена чи втрачена трудова книжка — не вирок. В такому випадку відцифрувати можна не саму книжку, а відомості про трудовий стаж, підтверджені іншими документами.
- Зверніться до архівів підприємств, де працювали — запросіть довідки про періоди роботи;
- Використовуйте виписки з кадрових наказів, особові картки, архівні довідки;
- Завантажте скан-копії цих документів у відповідному розділі порталу Пенсійного фонду;
- Поясніть ситуацію у супровідній заяві (можна додати окремий файл з поясненням);
- Усі документи мають бути офіційними, з печатками та підписами відповідальних осіб.
“Я втратила трудову книжку у 90-х, але зберегла всі архівні довідки. Подала їх через портал — і мій стаж підтвердили. Пенсійний фонд досить лояльний, якщо подати всі потрібні папери.” — Олена, пенсіонерка, 62 роки
Типові помилки під час відцифрування і як їх уникнути
Щоб уникнути затримок чи відмови у зарахуванні стажу, варто знати найпоширеніші помилки та способи їх виправлення:
- Нечіткі або неякісні скан-копії — призводять до відхилення заявки;
- Пропущені сторінки — часто забувають додати розвороти з дубльованими записами або уточненнями;
- Відсутність печаток чи підписів — записи без належного оформлення не зараховуються;
- Завантаження зайвих або не пов’язаних із трудовим стажем документів — може уповільнити розгляд;
- Невірно заповнена електронна заява — наприклад, помилки у датах чи ПІБ.
Як правильно структурувати файли для подачі
Зручніше об’єднати всі сторінки в один PDF-файл із логічною послідовністю (титульна сторінка, перша сторінка записів, наступні сторінки тощо). Якщо подаєте окремі JPEG-файли, назвіть їх за принципом “1_title.jpg”, “2_entry.jpg” тощо — так легше перевіряти інформацію як вам, так і співробітнику фонду.
Що змінюється для роботодавців після переходу на електронний облік
Для компаній процедура також стала простішою й прозорішою. До основних змін належать:
- Відсутність обов’язку зберігати паперові книжки працівників у відділі кадрів;
- Можливість централізовано подавати електронні відомості про прийняття, звільнення, переведення співробітників;
- Зменшення витрат часу на заповнення, оформлення та пересилання трудових книжок між підприємствами;
- Миттєвий доступ до історії трудових відносин кожного працівника через корпоративний кабінет на порталі Пенсійного фонду;
- Спрощення процедури підтвердження стажу для пенсії, компенсацій та інших виплат.
Поради для відділу кадрів
Варто створити окремий архів електронних копій трудових книжок у внутрішній корпоративній системі та навчити співробітників користуватися сервісом порталу Пенсійного фонду. Це дозволить уникнути дублювання запитів та прискорить обробку нових даних.
Як організувати централізоване відцифрування для колективу
Якщо компанія вирішила прискорити цифровізацію архівів, варто розробити внутрішній регламент і провести інформування для співробітників. Успішний досвід великих організацій показує, що це суттєво спрощує весь процес. Ось що потрібно врахувати:
- Призначити відповідальну особу (або групу), яка координуватиме збір і сканування трудових книжок.
- Забезпечити технічні умови: якісний сканер, захищене зберігання електронних файлів, наявність КЕП у відповідальних працівників.
- Організувати збір паперових трудових книжок за графіком, інформуючи співробітників про строки та вимоги до підготовки документів.
- Проводити регулярний інструктаж щодо порядку відцифрування і безпеки персональних даних.
- Після завершення процесу повернути паперові книжки працівникам під розпис.
“У нас у відділі кадрів за тиждень відцифрували понад 200 трудових книжок. Головне — дисципліна й чітка організація. Працівники отримали доступ до своїх електронних записів без зайвих черг.” — Олександр, HR-директор
Що робити у випадку зміни місця роботи після відцифрування
Після того як трудова книжка переведена в електронний формат, новий роботодавець вносить усі записи про прийняття чи звільнення виключно до електронного реєстру через свій кабінет на порталі Пенсійного фонду. Паперова книжка залишається у працівника як архівний документ. Якщо ж новий роботодавець використовує стару систему, важливо переконатися, що дані дублюються в електронній формі.
- Перед звільненням перевірте наявність актуальної інформації в електронній трудовій книжці.
- Під час оформлення на нову роботу повідомте відділ кадрів про наявність електронної трудової книжки.
- Тримайте під рукою копію паперової книжки — на випадок перевірки чи необхідності підтвердження даних.
Як отримати витяг з електронної трудової книжки
Офіційний витяг з електронної трудової книжки можна сформувати самостійно через кабінет на порталі Пенсійного фонду. Цей документ має таку ж юридичну силу, як і паперова книжка, і містить підпис Пенсійного фонду України.
- Увійдіть до кабінету на порталі Пенсійного фонду.
- Перейдіть до розділу “Електронна трудова книжка”.
- Оберіть опцію “Отримати витяг”.
- Сформуйте й збережіть PDF-файл із цифровим підписом ПФУ.
Де цей витяг може знадобитися
Електронний витяг можна подавати до державних органів, нових роботодавців, банків, для оформлення пенсії чи субсидії. Його приймають на рівні з оригіналами паперових документів.
Безпека персональних даних під час відцифрування
Передача і зберігання копій трудової книжки здійснюється за стандартами інформаційної безпеки, визначеними для державних електронних сервісів. Доступ до електронної трудової книжки мають лише власник, Пенсійний фонд і роботодавці за умови авторизованого доступу через КЕП.
- Всі дані передаються із застосуванням захищених каналів зв’язку (SSL/TLS);
- Вхід до порталу можливий лише через особисту ідентифікацію (КЕП або BankID);
- Кожна дія фіксується в системі з логуванням часу й авторства;
- Система захищена від несанкціонованого доступу згідно з чинними вимогами до персональних даних;
- Передача документів третім особам можлива тільки за згодою власника або на підставі закону.
“Під час подачі скан-копій я хвилювався за безпеку, але всі повідомлення приходили лише у мій особистий кабінет, і жодних сторонніх дзвінків чи листів не було. Система справді безпечна.” — Артем, юрист
Як діяти, якщо виникли технічні проблеми з порталом Пенсійного фонду
Іноді бувають труднощі з доступом або подачею документів. У таких випадках рекомендується:
- Спробувати повторно зайти на портал через інший браузер або пристрій.
- Очистити кеш і куки браузера — це вирішує більшість стандартних помилок.
- Перевірити наявність оновлень для BankID або КЕП.
- Звернутися до служби підтримки Пенсійного фонду через форму зворотного зв’язку на порталі або за телефоном гарячої лінії.
- Якщо проблема не вирішується — подати скаргу або звернутися до найближчого відділення фонду із запитом на допомогу.
Порада від досвідчених користувачів
Перед завантаженням перевірте, чи не обмежує ваш антивірус доступ до порталу ПФУ або функцій BankID. У разі масових технічних збоїв інформація про технічні роботи з’являється на офіційній сторінці фонду.
Архівування та зберігання електронних копій трудової книжки
Після завершення процедури відцифрування доцільно зберегти копії файлів у декількох місцях — на комп’ютері, зовнішньому носії, у хмарному сховищі. Це гарантує, що навіть у разі технічних проблем ви завжди матимете резервну копію своїх даних.
- Використовуйте надійні сервіси для хмарного зберігання (Google Drive, Dropbox, OneDrive тощо);
- Зберігайте копії на захищених USB-носіях, які не підключаєте до сторонніх пристроїв;
- Регулярно перевіряйте цілісність і доступність файлів;
- Ніколи не передавайте скани стороннім особам, які не мають на це законних підстав.
“Я зберегла всі скани на флешці та у хмарі. Коли знадобився витяг для нового роботодавця — отримала його за 5 хвилин, а копії залишилися для архіву.” — Світлана, економістка
Відповіді на часті питання щодо електронної трудової книжки
Після запуску електронного обліку трудового стажу виникло чимало питань. Ось найбільш поширені з них із чіткими відповідями.
- Чи потрібно здавати паперову книжку роботодавцю після відцифрування?
Ні, паперова трудова книжка залишається у вас. Ви можете використовувати її для підтвердження стажу або на вимогу державних органів, але всі нові записи робляться тільки в електронній формі. - Чи можна виправити помилку в електронній трудовій книжці?
Так, у кабінеті є функція “Звернення щодо коригування даних”. Додаєте скан-копію сторінки з виправленням — і фахівці фонду оновлюють інформацію. - Чи має право роботодавець вимагати виключно електронну книжку?
Закон не зобов’язує повністю відмовитися від паперової книжки, але від 2021 року ведення стажу в електронному вигляді стає обов’язковим для всіх нових працівників. - Чи можна відцифрувати книжку за родича чи знайомого?
Офіційно — тільки власник книжки має право подавати документи. В окремих випадках можлива подача через довірену особу (оформлюється нотаріальна довіреність).
Висновок
Відцифрування трудової книжки — це не лише сучасна вимога, а й реальний спосіб захистити свій трудовий стаж від втрати, пришвидшити оформлення офіційних документів і зробити власне досьє доступним у будь-який момент. Дотримання чіткої послідовності дій, уважність до деталей і використання офіційних сервісів гарантують успіх цієї процедури для кожного. Сучасний цифровий інструментарій дозволяє уникнути бюрократії та зробити облік трудових відносин прозорим і безпечним — як для працівника, так і для роботодавця.
